資料保管案内, Storage racking system TPPRACK

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資料保管案内

 
  • 文書資料は国の貴重な資産で、国家の建設・保護事業に対して特別な役割を持っている為、国家の要求・規則に伴って極めて安全に保管するもとのします。
  • 文書資料の保管は科学技術装置を適用し、文書資料(以下「資料」という)を安全化させ、耐用年数を延びるようにします。

I. 一般的な内容

  •  文書資料は国の貴重な資産で、国家の建設・保護事業に対して特別な役割を持っている為、国家の要求・規則に伴って極めて安全に保管するもとのします。
  •  文書資料の保管は科学技術装置を適用し、文書資料(以下「資料」という)を安全化させ、耐用年数を延びるようにします。
  •  以下の分野に属する資料を保管します。

A. 保管倉庫
B. 保管装置

C. 倉庫内資料整備
D. 保管措置・技術の実施
E. 資料修理・複製
F. 適用範囲:紙資料のみ(他の資料:別途)
II. 詳細案内
A. 保管倉庫
1. 倉庫建設場所:倉庫建設場所は以下の条件に従います

  •  乾い場所。
  •  きれいな空気の環境
  • 安定な工事地質、高い荷重度
  •  交通、セキュリティ、消防消化、資料使用の実施に便利性

2. 倉庫の規模

  •  倉庫の建設用総面積を明確する為に、現在の資料数量と15か20年後倉庫に投入先からの資料収集計画を検討するべきです。
  • 計算単位はラックメートル又はキロメートルラックです。資料の各種類の違う保管の要求及び制度に満足する為に、保管倉庫は異なる種類の各室が必要です。

3. 倉庫の平面及び方向

  •  資料保管室の以外、倉庫は業務手順実施用オフィス及び管理、行政、サービスのオフィスが必要です。
  • セクションが1つだけです場合、各オフィスが1階目に、資料保管各室は2

Cửa kho
階目に設置します。セクションが2つです場合、業務実施各オフィスと各保管室が1つのセクション、資料使用者へのサービス用各室と他の室は1つのセクションになりまう。その2つのセクションはT字或はL字に設置し、屋根付き回廊で繋ぎます。

  • 倉庫の方向は南方又は南東方です。西方の切り妻には窓が建設しないほうがいいです。

4. 倉庫の面積

  •  倉庫の面積:資料保管ラックを位置する面積、ラック間の通路の面積、ラックの前方の通路、肝要通路など
  • 倉庫の部屋の面積は200平米以下です。

5. 通路

  • ラック間の通路:0m70-0m80ラックの前方の通路:0m40-0m60、肝要通路:1m20-1m50、倉庫周りの通路(廊下、屋根付き玄関):0m80-1m20
  • 倉庫内通路は業務実施と資料の運搬に対応します(機能ライン)
  • 倉庫周りの通路は資料入れ出しの以外、避難通路として消防車への通路を準備し、火災発生場所に接近できるようにします。


6. 倉庫の壁

  •  倉庫は壁と仕切りを国家が定めた基準に適合する耐火構造(火災による火熱でも4時間は倒れない)とすること。
  • 害壁は断熱・耐熱、耐水などとします。
  •  エアーコンを壁に取り付けますので、2層の壁を作って、2層の間のスペースに防音材、断熱材を付けます。


7. 倉庫のドア

  • 高品質な鍵穴を付ける丈夫なドアとします。
  • ドアの開閉の向きは部屋の外向きに開閉します。
  •  倉庫のドアの所にエアーコンを付けますので、2層の間のスペースに防音材、断熱材を付ける2層の1枚建て戸とします。
  •  倉庫の窓は突入防止、直接射光、防虫の構造とします。
  •  窓を多すぎに付けないほうが良いです。

8. 倉庫の高さ
o 倉庫の階毎の高さは2.8メートルで、2つの床間で計算します。
o 地面耐湿換気トンネルは1.8メートル以上高いで、耐熱換気デッキは1メートル以上高いです。(2層の屋根)
9. 倉庫の床荷重

  •  倉庫の床荷重: 850-1000 kg/m2
  •  倉庫の床のコンパクトラックの荷重:1.200 kg/m2.

10. 電気配線システム

  •  保管倉庫の電気配線は倉庫内電気配線と倉庫外電気配線の2類に分けます。全倉庫に一般ブレーカと倉庫の階毎に別ブレーカは必要です。倉庫内の電線は鉛ケーブル、地下です。照明ライトは保護膜付き白熱灯です。各白熱灯は別のスウィッチがあります。ホーシングはカバーを付きます。

11. 倉庫の給水システム
・生活用水源の以外、消防消化用給水ホース、水槽、給水ポンプなどの給水システムを設置すること。資料保管の場所を通らないように給水パイプを設置します。
・屋根と壁であっても排水システムは排水しやす

12. 温度・湿度条件

  •  紙資料保管倉庫内に1日夜の24時間に維持すべき温度・湿度条件は以下通りです。
  • 温度:20 ± 2oC
  •  湿度:50 ± 5%

13. 明かり条件

  •  資料への直射日光を限定するようにします。各窓には濃色カーテンが必要です。倉庫内に主に電灯を使って、必要に応じて使用し、よく使いません。

資料面への照明度は倉庫内に15-25 luxで、読書室に100 luxと規定しています。

  •  倉庫に遮光板の構造(クロス)を使うのは必要です。

14. 換気条件

  •  倉庫内の速度を5m/秒で維持すること。
  • 風量は1~8m3/時間で回転しています

15. 他の条件:

  •  古い建物或いはオフィスを資料保管倉庫として利用する場合、資料保管要求に応じるように改修を実施します。床荷重を特に注意し、窓やドアや電気配線、給水システムなどを改修するのは必要です。


B. 保管装置
1. 保管施設

  •  資料保管の為に保管倉庫内に使用する主な施設は箱とラックです。各箱とラックは国家保管局からの案内による最新規準に従い適用すること。
  •  保管用倉庫は新築でコンパックラックを使用するべきです。

2. 温室・温度計測器

  •  倉庫の各室の真ん中に湿度計測器を設置しなければなりません。
  • 倉庫内外の天気を比較できるように倉庫外には涼しい所で湿度計測器セットを設置しなければなりません。
  • 当該計測器をよく検査、掃除します。毎年その計測器の正確度を定期点検しなければなりません。

3. 換気扇

  •  一般の換気扇は壁付けのものです。
  • 各室に配置する換気扇の数量と出力はその部屋の面積と保管条件に依存しています。

4. 除湿機、エアコン

  •  除湿機・エアコンの数量と出力は倉庫の面積、気密性、保管の為の適切な温度・温室に依存すること。
  •  機械を24時間連続で動かせるように機械と付帯装置を完備すること。

5. 消防設備

  •  資料の安全を最良保護できるように保管倉庫に消防器具、装置などを整備すること。
  • 資料保管場所以外に、そこでも砂、麻袋、耐火性毛布、泡消火器、消防水利などの一般的な措置と器具を使ってもかまいません。
  • 資料保管のエリアに対して、CO2消火器又は四塩化炭素の粉消火器のみで消防するこ

と。
6. 資料清掃用具

  •  倉庫には掃除機、集塵装置などの清掃用具を完備すること。

III . 倉庫内資料整理 1. 入庫前資料処分

  •  入庫の前に、資料を殺菌・清掃し、資料の実数と統計数量を合わせて確認すること。
  •  保管の前に、資料を保管箱に入れること。箱がない場合、保管ファイル又はカバーに入れること。情報をちゃんと記載した荷札を箱に貼って、統計・検索出来るようにする。

2. 資料棚並べ

  •  棚並べは記録管理システムの箱に記載している蓄積番号を順守すること。並べ規則は左→右、上→下、内→外、実施する人が当該棚に面する向きに従うこと。
  •  倉庫には資料並べは左→右、外→内(ドアから倉庫に入る方向)の原則を順守すること。

3. 倉庫内棚レイアウト図作成

  •  保管倉庫には資料保管レイアウト図を作成すること。レイアウト図には記録管理システムの資料管理の位置が明確に現れる。

4. 資料取り出し

  •  資料を取り出す前に状況と品質を確認すること。ひどく損失された資料又は希少な資料の場合、読者に原本を渡してはいけません。
  • 読書室で資料安全保護規則を順守するこ

と。
5. 在庫確認

  •  毎年倉庫内の資料の数量及び品質を確認します。確認結果を書面で記録して、統計したデータ通りの数量、追加資料、損失資料、欠損資料の数量を明記すること。
  •  損失する可能性がある資料を発見した場合、複製・修正・保険写し作成を直ぐに実施すること。

IV . 保管技術工法 1. 耐湿: 資料に耐湿を与以下の工法を適用する。

  •  換気:資料の耐湿を与える為に扇風機を使うかドアを開けて、自然に換気させる。倉庫内の温度は室外のほうが5ºC 高い場合のみ換気を実施する。換気窓を開けた時、埃、昆虫、毒気、射光などが室内に入らないようにします。
  •  除湿化学質使用: 資料保管箱に耐湿する為、シリカゲルを使用できます。シリカゲルをオーガンジー又は粗粒質の布の袋に2-3グラムぐらい入れ、資料保管します。3ヶ月後その除湿化学質を取り出し、130ºCで6時間以内乾燥すると使用できます。
  • 除湿機、エアコンを24時間連続に使うこと。

2. 防カビ

  • カビが発生しないよう、資料、保管装置、宝庫などをよく掃除した方が良いです。換気を整備し、温度・湿度を適切な条件で維持し、易しい環境を資料保管に与えます
  • カビ発生時、直ちにカビの資料を別の所に位置し、防カビ対策を図ります。
  • 資料に防カビ剤を直接に注がずに、資料のカバー、クリッパー、ボックス、ラックに

防カビ剤を噴射・塗装します。希少な資料の場合、掃除した資料を2枚の防カビ剤漬けの吸い取り紙に重なるものとします。

  • 安全性を確認していない防カビ剤を資料に使ってはいけません。

3. 防虫

  • 倉庫内の昆虫を防止する為に防止措置を採用し、資料・保管装置などをよく清掃し、入庫前に殺菌させ、定期2年1回殺菌すること。
  •  熏蒸方法で殺菌すること。
  • 資料殺菌用化学質などが国家文書館と資格のある機関の許可を受け、使用案内を守ること。

4. ヤモリ対策

  •  保管倉庫の設立を開始する時にヤモリ対策を図って、防止する。
  • ヤモリが倉庫に侵入し、資料を破壊することを発見したら専門機関と連絡して、処理対策を図り、効果に処理して、長時間で資料を保管できる。

5. ネズミ対策

  •  ネズミの侵入を最低限させること(パイプ、下水溝、電気配線パイプ、換気パイプなどを注意すること)
  • 資料保管倉庫に食べ物を持ちいれてはいけません。
  • ネズミをトラップ又は毒殺物で駆除する。ネズミを毒殺物で駆除することは専門機関の案内に従うこと。

V . 補修、複製、保険作成

資料の補修、複製、保険作成などは国家文書館の案内に従うこと。